Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения если нет номенклатуры дел

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения если нет номенклатуры дел

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения


В любой функционирующей организации присутствует большое количество документов разного рода. В связи с этим они подлежат хранению и уничтожению в установленном порядке. В статье детально рассмотрена процедура уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Данное мероприятие должно проводиться специально обученными сотрудниками в точном соблюдении норм права во избежании нарушения законодательства.

Не так давно мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, а также с тем, как без ошибок составить опись дел по личному составу.

Напомним, что в процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками уничтожения. С 1 июля новый ГОСТ. Время их хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов С точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы актов: • временных (до 10 лет включительно); • временных (свыше 10 лет), в т.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения

Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень). В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций организаций всех форм собственности.

Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации: организационно-распорядительную и правовую деятельность; планирование, финансирование, учет и отчетность; кадровое обеспечение; трудовые отношения; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственные вопросы; социально-бытовые вопросы и др. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и по видам.

Шпаргалка делопроизводителя

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность.

Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений. Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

  • Вести номенклатуру дел организации.
  • Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
  • Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.
  • Своевременно сдавать дела в архив.
  • Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
Рекомендуем прочесть:  Куда писать жалобу на полицейского

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Оформляем акты на уничтожение документов

Продолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации.

Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению. Выделение документов к уничтожению В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации1 дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков.
Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации.

Уничтожение документов

Наталия Носарева, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД: В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.

Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа. Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

Разное

Если в номенклатуре делу ошибочно поставили постоянный срок хранения, то как его уничтожить?

Подобные документы необходимо выделить к уничтожению в обычном порядке, который предусматривает составление соответствующих актов в структурных подразделениях после того, как подразделения составят соответствующие годовые разделы описей дел. Образец акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведен в приложении № 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Во вводной части акта, помимо установленной его формой ссылки на перечень документов со сроками хранения, необходимо зафиксировать, что «дела постоянного срока хранения в соответствии с номенклатурой дел на 2008 год не были заведены, а в результате полистного

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры. Документы с временным сроком хранения находятся в архиве.

По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем. Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Скачайте документы по теме: Скачать в .doc Скачать в .doc Скачать в .doc Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации.

Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия. Работы по уничтожению документации,

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций После истечения сроков хранения, старую документацию можно уничтожить.

Разберемся, как правильно это сделать и какие документы понадобится оформить. 29 июня 2020 Автор: Гавриленкова Екатерина Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации последствиями, вплоть до привлечения к ответственности.

Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить. можно разбить на несколько основных этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия (далее — комиссия). При этом руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии.

В нем необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, а также другие важные для организации сведения.