Как присваивать номер всем письмам

Как присваивать номер всем письмам

Оглавление:

Как присвоить исходящий номер письма

  1. номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
  2. фамилия исполнителя, подготовившего документ;
  3. контрольная дата ожидаемого ответа;
  4. краткое содержание документа;
  5. ссылка на входящий документ, если документ является ответом;

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции. внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д. регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения. инфо в учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). >

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п.

Нумерация исходящих писем и приказов

По материалам форума.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

— Добрый день коллеги! Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама. — Регистрация начинается с первого номера. — То есть получается так: 11.01.08 № 01? — Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с номера 1, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.
Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: — порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; — номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой: — для входящих документов: 218/08-17,

Регистрация исходящих документов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так: исполнитель готовит проект письма, если нужно, проводит процедуру согласования,

Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме

Кроме того, традиционно кадровики ведут следующие журналы:

  1. приема, перемещения (перевода), увольнения сотрудников;
  2. выдачи командировочных удостоверений.
  3. учета отпусков;
  4. учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
  5. выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
  6. учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки (утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 лО служебных командировках в пределах СССР», приложения 2 и 3, образцы журналов см. в главе лКомандировка»);

Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.).

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Важно Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх.

N 03-05/61 │ └───────────────────┘

Правила присвоения регистрационного номера исходящему письму

— — С нового года хотим начать регистрацию исходящих писем от руки, непосредственно перед подачей письма на подпись руководству.

Но как это осуществить, в ситуации, когда письма нужно сохранить с возможностью редактирования и последующего легкого доступа к ним, и при этом вести свою регистрацию. Т.е. какое давать имя файлам проектов исходящих писем? — Сделайте две папки: «Проекты писем» (письма можно номеровать название фирмы дата создания ромашка-11-10-2011 (как вариант)) в общем доступе, вторая папка у Вас (чтоб вы могли контролировать все изменения) «исходящие 2011», куда вы после подписания, регистрации и переносите (вырезать-вставить или копировать — вставить) письмо соответственно переименовываете его или «сохранить как» папка «Исходящие» — А зачем регистрировать, как исходящее до подачи на подпись?

Мы регистрируем уже подписанное, непосредственно перед отправкой.

Как присвоить номер исходящему письму

— — В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.

В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

Совет 1: Как оформлять исходящую документацию

Автор КакПросто!

Исходящей документацией называются официальные письма, которые организация направляет сторонним адресатам (поставщикам, потребителям, надзорным органам и т.д.) или иногородним коллегам.

Ответственность за работу с этой корреспонденцией делят, как правило, два сотрудника: составитель и делопроизводитель. В обязанности первого входит подготовка и согласование текста.

Второй регистрирует письмо, отправляет оригинал по назначению и хранит служебную копию.

dtpstory.ru

— — Как автоматические присваивать номера входящей электронной почте в теме Обычно в регистрационный индекс включается:

  1. условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).
  2. порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);

Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре.